MilDefs styrelse och verkställande direktör är ytterst ansvariga för att säkerställa att interna kontroller utvecklas, kommuniceras och förstås av de anställda i Bolaget och att kontrollstrukturen övervakas, verkställs, uppdateras och upprätthålls. Styrelsen ska bland annat se till att MilDef har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs. MilDefs rutiner för intern kontroll tar sin utgångspunkt i ramverket för intern kontroll utgivet av COSO (En. Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), som baseras på 17 fundamentala principer kopplade till fem komponenter. Rutinerna för intern kontroll utgår ifrån en kontrollmiljö som skapar disciplin och struktur för de andra komponenterna: riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning, utvärdering och rapportering.
Rutinerna för intern kontroll, riskbedömning, kontrollaktiviteter, och uppföljning avseende den finansiella rapporteringen har utformats i syfte att säkerställa en tillförlitlig övergripande finansiell rapportering och extern finansiell rapportering i enlighet med IFRS, tillämpliga lagar och regler samt andra krav som tillämpas av bolag noterade på Nasdaq Stockholm. Detta arbete involverar styrelsen, MilDefs koncernledning och övrig personal.
Kontrollmiljö
MilDefs styrelse har fastlagt instruktioner och styrdokument i syfte att reglera verkställande direktörens och styrelsens roll- och ansvarsfördelning. Det sätt på vilket styrelsen övervakar och säkerställer kvaliteten på den interna kontrollen dokumenteras framför allt i styrelsens arbetsordning, MilDefs finansmanual och bolagsstyrningspolicy, där styrelsen har fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen. Arbetet med den interna kontrollen framgår även i andra styrdokument såsom MilDefs uppförandekod, direktiven för riskhantering och intern kontroll och ytterligare policyer som fastställts av styrelsen samt direktiv som fastställts av koncernledningen. I dessa ingår bland annat regelbunden kontroll och uppföljning av utfall jämfört med förväntningar och tidigare år, liksom uppsikt över bland annat de redovisningsprinciper som MilDef tillämpar. Ansvaret för att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med riskbedömningar och intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen är delegerat till verkställande direktör. Styrelsen är dock, genom revisionsutskottet, ytterst ansvarig.
Chefer på olika nivåer inom MilDef har i sin tur motsvarande ansvar inom sina respektive ansvarsområden. Koncernledningen rapporterar regelbundet till styrelsen och revisionsutskottet enligt fastställda rutiner. Ansvar och befogenheter, instruktioner, riktlinjer, manualer samt policyer och direktiv utgör, tillsammans med lagar och föreskrifter, kontrollmiljön avseende den finansiella rapporteringen.